Các sai sót (Sai phạm) thường gặp trong kế toán ngân sách xã, phường

Các sai phạm thường gặp trong kế toán ngân sách xã, phường

Xã, phường là đơn vị hành chính cấp cơ sở, chính quyền cơ sở trong hệ thống tổ chức chính quyền 4 cấp ở nước ta. Tài chính xã, phường là nguồn lực quan trọng cho các hoạt động chính trị, kinh tế và văn hóa. Ngân sách xã, phường vừa là một cấp ngân sách, vừa là đơn vị sử dụng ngân sách quản lý điều hành tài chính và ngân sách hiệu quả và ngày càng vững mạnh là nhiệm vụ quan trọng của các cấp chính quyền địa phương. Hoạt động kế toán ngân sách cấp xã, phường trong thời gian qua mặc dù đã có nhiều biến chuyển tích cực đáp ứng nhu cầu quản lý ngân sách nhà nước nhưng cũng bộc lộ nhiều tồn tại, hạn chế, như sau:

Về chứng từ kế toán

- Các mẫu chứng từ ghi chép không đúng mẫu hoặc đúng mẫu nhưng ghi chép không đúng quy định, ghi thiếu các yếu tố trên mẫu chứng từ, thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan.

- Quy trình phê duyệt phiếu thu, chi không chặt chẽ, không thực hiện đúng theo quy trình; phiếu thu, phiếu chi không đủ số liên theo quy định.

- Các phiếu thu, phiếu chi chưa lập đúng quy định; không có hoặc không phù hợp với chứng từ hợp lý, hợp lệ kèm theo; chưa đánh số thứ tự, phiếu viết sai, không lưu lại đầy đủ.

- Nội dung chi ghi không đúng nguồn sử dụng kinh phí ngân sách, không đánh số liên tục trong năm mà đánh theo tháng…

- Chi quá định mức tiền mặt theo quy chế chi tiêu nội bộ tại xã, phường nhưng không có quyết định hoặc phê duyệt của chủ tài khoản.

- Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán nhiều lần, thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp đồng, hóa đơn.

- Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ.

- Các khoản chi không đúng dự toán được duyệt.

- Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính logic về mặt thời gian.

- Ngày trên hóa đơn trước ngày viết tờ trình, ngày trên đề nghị thanh toán trước ngày hóa đơn tài chính.

- Ngày tháng trên các hợp đồng, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu ghi không logic.

- Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính đầy đủ.

- Một số khoản chi công tác phí khoán chi theo danh sách ký nhận không có diễn giải thể hiện đi công tác.

- Bảng kê thu mua hàng nông sản chưa ghi đầy đủ địa chỉ, số chứng minh thư của người bán hàng.

- Thanh toán chi phí xăng dầu thanh toán trên cơ sở thực chi ghi trên theo hóa đơn tài chính không có định mức.

- Chi phí sửa chữa vật dụng hỏng không có giấy báo hỏng, chi phí sửa chữa xe không có biên bản xác nhận tình trạng kỹ thuật của tài sản trước khi đưa vào sửa chữa, không có tờ trình xin duyệt kinh phí, chỉ có hóa đơn tài chính.

- Chi phí đào tạo học nghiệp vụ thiếu Quyết định cử đi học, chương trình kế hoạch học tập làm việc, chỉ có đề nghị thanh toán và hóa đơn tài chính.

- Một số khoản chi đại hội, hội nghị thiếu danh sách đại biểu, các khoản chi tiền bồi dưỡng cho đại biểu dự họp, hội nghị không có ký nhận của từng người mà chỉ có tờ trình xin thanh toán của bộ phận văn phòng.

- Chứng từ xin thanh toán chi phí tiếp khách không thể hiện rõ đối tượng.

Về tài khoản, sổ sách

- Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán còn chưa được thực hiện đúng quy định, chưa mở đầy đủ các tài khoản của chế độ kế toán ngân sách xã, phường, thị trấn.

- Vận dụng hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán chưa phù hợp, chưa áp dụng tin học hóa trong công tác kế toán, việc sửa chữa sai sót và điều chỉnh số liệu trên chứng từ, sổ kế toán chưa đúng quy định (còn tùy tiện).

- Chưa có biên bản tiền mặt tồn quỹ, không thành lập hội đồng kiểm kê, không có chữ ký của thành viên hội đồng kiểm kê.

- Số tiền trên phiếu thu, chi khác trên sổ sách kế toán.

- Có nghiệp vụ thu - chi tiền mặt với số tiền lớn, vượt quá định mức trong quy chế chi tiêu nội bộ. Phát sinh nhiều nghiệp vụ thu, chi tiền trước và sau ngày khóa sổ.
- Số dư quỹ tiền mặt âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu.

- Chênh lệch tiền mặt tồn quỹ thực tế và biên bản kiểm kê quỹ.

- Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt…  

- Mở nhiều tài khoản ở nhiều ngân hàng nên khó kiểm tra, kiểm soát số dư.

- Có hiện tượng tài khoản ngân hàng bị phong tỏa.

- Chênh lệch sổ sách kế toán với biên bản đối chiếu với ngân hàng, với các bảng cân đối số phát sinh.   

Về nghiệp vụ hạch toán

- Hạch toán nội dung không đúng tài khoản đối ứng.

- Hạch toán một số nghiệp vụ không có cơ sở hoặc không kịp thời hoặc bị trùng 2 lần.

- Hạch toán thu tiền và chi trả tiền chưa kịp thời, không đúng kỳ.

- Lập phiếu thu không phù hợp với thời điểm thực tế thu tiền ví dụ: Một số đơn vị lập phiếu thu và hạch toán trước khi thực thu tiền dẫn đến số dư quỹ tiền mặt trên sổ kế toán chênh lệch so với kiểm kê thực tế tại thời điểm kết thúc niên độ. Nguyên nhân là do cuối tháng kế toán đã lập phiếu thu và hạch toán thu đối với khoản trong tháng nhưng đến tháng sau mới nộp tiền về quỹ.

- Lập phiếu chi và hạch toán được thực hiện sau khi đã chi tiền hoặc xuất quỹ tiền mặt nộp Kho bạc Nhà nước sau đó mới lập phiếu chi.

- Quản lý thu, chi tiền mặt không chặt chẽ như việc nộp tiền mặt về quỹ không kịp thời theo quy định.

- Có hiện tượng chi khống hoặc hạch toán thiếu nghiệp vụ thu, chi phát sinh.

- Chuyển tiền sai đối tượng hay người nhận không có quan hệ kinh tế đối với đơn vị.

- Tên người nhận trên ủy nhiệm chi và tên đối tượng công nợ của các đơn vị không trùng nhau.

- Một số đơn vị không tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt.

- Chưa hạch toán đầy đủ lãi tiền gửi ngân hàng hoặc hạch toán lãi tiền gửi ngân hàng không khớp với sổ phụ ngân hàng.

Về bảo quản lưu trữ chứng từ

- Một số khoản chi có nhiều nội dung và nhiều chứng từ chi đính kèm, tuy nhiên đơn vị chưa lập bảng kê chi phí điều này làm khâu kiểm soát chứng từ khó khăn.

- Việc lưu trữ các chứng từ thanh toán còn chưa khoa học như: Chứng từ công nợ lưu cùng chứng từ thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, còn để chứng từ rời không đóng thành quyển...

- Công tác tâp hợp phân loại và lưu trữ bảo quản chứng từ chưa được quan tâm đúng mức, còn lộn xộn…

- Một số đơn vị tiến hành tiêu huỷ chứng từ, tài liệu kế toán không tuân thủ đúng trình tự, thủ tục theo quy định.

Về lập và trình bày báo cáo

Thực hiện lập và trình bày báo cáo tài chính (BCTC), báo cáo quyết toán còn chưa đầy đủ, kịp thời và chính xác. Hầu hết, các xã, thị trấn không lập thuyết minh BCTC. Điều này đã ảnh hưởng nhiều đến việc phân tích tình hình thực hiện thu, chi ngân sách để làm cơ sở lập dự toán ngân sách xã, phường hàng năm.

Chế tài xử phạt tương ứng với các sai phạm trong lĩnh vực kế toán

Theo quy định tại Nghị định số 41/2018/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập, các hành vi vi phạm trên có thể bị xử phạt như sau:

Các hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán

Theo Nghị định số 41/2018/NĐ-CP, kế toán ngân sách xã, phường nếu vi phạm một trong các hành vi sau:

(i) Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định; Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán; Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu; Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn; Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên… sẽ bị phạt tiền từ 3 - 5 triệu đồng;

(ii) Mức phạt tiền từ 5 - 10 triệu đồng nếu kế toán vi phạm một trong các hành vi như: Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán; Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền; Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký...;

(iii) Phạt tiền từ 20-30 triệu đồng nếu vi phạm một trong các hành vi sau: Giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự; Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự; Lập chứng từ kế toán có nội dung các liên không giống nhau trong trường hợp phải lập chứng từ kế toán có nhiều liên cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh…

Các hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán

Nghị định số 41/2018/NĐ-CP nêu rõ: Kế toán ngân sách xã, phường sẽ bị phạt tiền từ 1 triệu đồng đến 30 triệu đồng nếu vi phạm một trong các hành vi sau:

- Phạt tiền từ 1-2 triệu đồng nếu các đơn vị kế toán ngân sách xã, phường vi phạm một trong các hành vi sau: (i) Lập sổ kế toán không ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; thiếu chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; không đánh số trang; không đóng dấu giáp lai giữa các trang của số kế toán trên giấy; (ii) Sổ kế toán không ghi bằng bút mực, ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, ghi chồng lên nhau, ghi cách dòng; không gạch chéo phần trang sổ không ghi; không thực hiện việc cộng số liệu tổng cộng khi ghi hết trang sổ, không thực hiện việc chuyển số liệu tổng cộng trang sổ trước sang đầu trang sổ kế tiếp; (iii) Không đóng thành quyển sổ riêng cho từng kỳ kế toán hoặc không có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định sau khi in ra giấy; (iv) Mẫu sổ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định.

- Sổ kế toán nếu không được ghi đầy đủ theo các nội dung chủ yếu theo quy định; Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán không theo đúng phương pháp quy định; Không in sổ kế toán ra giấy sau khi khóa sổ trên phương tiện điện tử đối với các loại sổ kế toán phải in ra giấy theo quy định… sẽ bị phạt tiền từ 3-5 triệu đồng/hành vi.

- Nếu không thực hiện việc mở sổ kế toán vào đầu kỳ kế toán năm hoặc từ ngày thành lập đơn vị kế toán; Không thực hiện việc khóa sổ kế toán trong các trường hợp mà pháp luật quy định phải khóa sổ kế toán… bị phạt tiền từ 5-10 triệu đồng/hành vi.

- Nếu vi phạm một trong các hành vi như: Hủy bỏ trước hạn hoặc cố ý làm hư hỏng sổ kế toán; Để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị hoặc có liên quan đến đơn vị nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự… kế toán bị phạt tiền từ 20-30 triệu đồng/hành vi.

Hành vi vi phạm quy định về tài khoản kế toán

Kế toán hạch toán không đúng nội dung quy định của tài khoản kế toán; Thực hiện sửa đổi nội dung, phương pháp hạch toán của tài khoản kế toán hoặc mở thêm tài khoản kế toán thuộc nội dung phải được Bộ Tài chính chấp thuận mà chưa được chấp thuận; Không thực hiện đúng hệ thống tài khoản kế toán đã được Bộ Tài chính ban hành hoặc chấp thuận… sẽ bị phạt tiền từ 5 - 20 triệu đồng/hành vi.

Hành vi vi phạm liên quan đến lập và trình bày báo cáo tài chính

Theo quy định, các đơn vị kế toán ngân sách xã, phường có thể bị phạt tiền từ 5-10 triệu đồng nếu vi phạm một trong các hành vi như: Lập BCTC không đầy đủ nội dung hoặc không đúng biểu mẫu theo quy định; BCTC không có chữ ký của người lập, kế toán trưởng, phụ trách kế toán hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

Hoặc như lập không đầy đủ các BCTC theo quy định hoặc áp dụng mẫu BCTC khác với quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán trừ trường hợp đã được Bộ Tài chính chấp thuận… bị phạt từ 10 đến 20 triệu đồng/hành vi.

Đối với các hành vi như: Không lập BCTC theo quy định; Lập BCTC không đúng với số liệu trên sổ kế toán và chứng từ kế toán; Lập và trình bày BCTC không tuân thủ đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán… sẽ bị phạt từ 20-30 triệu đồng/hành vi.

Nếu giả mạo BCTC, khai man số liệu trên BCTC nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự; Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo BCTC, khai man số liệu trên BCTC nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự… các đơn vị kế toán có thể bị phạt tiền mức cao nhất là 50 triệu đồng/hành vi.

Hành vi vi phạm quy định về nộp và công khai báo cáo tài chính

Các đơn vị kế toán ngân sách cấp xã, phường sẽ bị phạt mức cao nhất là 50 triệu đồng nếu vi phạm các hành vi sau: Không nộp BCTC cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền; Không công khai BCTC theo quy định. Ngoài ra, đối với mỗi hành vi vi phạm sau sẽ bị xử phạt từ 5 - 30 triệu đồng, gồm: Nộp BCTC cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền chậm dưới 3 tháng so với thời hạn quy định; Công khai BCTC chậm dưới 3 tháng so với thời hạn quy định; Công khai BCTC không đầy đủ nội dung theo quy định; Thông tin, số liệu công khai BCTC sai sự thật; Cung cấp, công bố các BCTC để sử dụng tại Việt Nam có số liệu không đồng nhất trong một kỳ kế toán…

Hành vi vi phạm quy định về sao chụp, niêm phong tài liệu kế toán

Theo quy định, nếu các đơn vị kế toán ngân sách xã, phường vi phạm một trong các hành vi như: Không thành lập Hội đồng và không lập “Biên bản để xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được” theo quy định; Tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong tài liệu kế toán không đúng thẩm quyền quy định; Không cung cấp tài liệu kế toán cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện tạm giữ, tịch thu, niêm phong… sẽ bị phạt tiền từ 3-5 triệu đồng/hành vi.

Hành vi vi phạm quy định về kiểm tra kế toán

Nghị định số 41/2018/NĐ-CP quy định, sẽ phạt tối đa từ 3 - 10 triệu đồng nếu các đơn vị kế toán ngân sách vi phạm một trong các hành vi sau: Cung cấp không đầy đủ cho đoàn kiểm tra các tài liệu kế toán liên quan đến nội dung kiểm tra; Thực hiện không đầy đủ kết luận của đoàn kiểm tra; Không chấp hành quyết định kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền; Không cung cấp cho đoàn kiểm tra các tài liệu kế toán liên quan đến nội dung kiểm tra; Không dịch các tài liệu kèm theo chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; Không thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra.

Hành vi vi phạm quy định về kiểm kê tài sản

Theo quy định, các đơn vị kế toán ngân sách xã, phường sẽ bị phạt tiền từ 1-5 triệu đồng nếu vi phạm một trong các hành vi như: Không lập Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê hoặc báo cáo kết quả kiểm kê không có đầy đủ chữ ký theo quy định; Không phản ảnh số chênh lệch và kết quả xử lý số chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế với số liệu sổ kế toán; Không thực hiện kiểm kê tài sản theo quy định.

Tóm lại, với những sai phạm đã được nhận diện, các mức chế tài tương ứng đã được dẫn luận cụ thể, hy vọng bài viết sẽ giúp các đơn vị kế toán ngân sách cấp xã, phường cẩn trọng hơn trong thực thi nhiệm vụ, góp phần nâng cao hiệu quả, hiệu lực của Luật Kế toán và Luật Ngân sách Nhà nước.