Quy trình và nội dung kiểm tra báo cáo kế toán TABMIS

Kế toán Nhà nước áp dụng cho TABMIS là hệ thống kế toán máy, được tổ chức thực hiện tại các đơn vị Kho bạc Nhà nước (KBNN) và các cơ quan tài chính theo quy trình được phân công. Trên thực tế, các quy trình kế toán, nguyên tắc tiếp cận thực hiện trên TABMIS có rất nhiều thay đổi so với các hệ thống kế toán trước đây đòi hỏi sự kiểm soát chặt chẽ.

Một trong những vấn đề được quan tâm là tổ chức vận hành và khai thác dữ liệu báo cáo trên hệ thống đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành ngân sách các cấp.

Trên thực tế, ngoài các báo cáo định kỳ theo chế độ quy định, bộ phận nghiệp vụ kế toán còn phải tổng hợp các báo cáo đột xuất theo các tình huống khác nhau. Thông tin báo cáo cần đảm bảo tính hợp lý theo chiều dọc qua các kỳ khác nhau, theo chiều ngang giữa các biểu mẫu, chỉ tiêu và đơn vị báo cáo.

Hiện tại, KBNN chưa có hướng dẫn thực sự chi tiết về quy trình kiểm tra và tổng hợp các loại báo cáo, đặc biệt là các báo cáo nhanh đáp ứng yêu cầu điều hành ngân sách. Do đó việc kiểm tra báo cáo chưa thực sự hiệu quả, không ít thông tin trên báo cáo chưa logic và phù hợp với các văn bản điều hành ngân sách.

Do vậy, việc chuẩn hóa để xây dựng quy trình và nội dung kiểm tra báo cáo kế toán trên TABMIS là hết sức cần thiết, góp phần giảm khó khăn vất vả cho công chức kế toán trong việc kiểm tra báo cáo kế toán, nâng cao hiệu quả của công tác tổng hợp số liệu phục vụ quản lý điều hành ngân sách nhà nước (NSNN).

Nguyên tắc, yêu cầu của quy trình kiểm tra

TABMIS là hệ thống hạch toán tập trung, tổ hợp tài khoản của TABMIS được kết hợp bởi 12 đoạn mã, do đó tại KBNN (TW) việc kiểm tra dữ liệu của từng đơn vị KBNN (hơn 700 KBNN huyện, 64 KBNN tỉnh và Sở Giao dịch KBNN) là không khả thi. Tại các đơn vị Kho bạc địa phương, có thể kiểm tra trên phạm vi địa bàn.

Nguyên tắc kiểm tra, xử lý: Khoanh vùng phạm vi, nhận diện hiện tượng. Nhận diện hiện tượng để tìm ra bản chất đồng thời rà soát khoanh vùng phạm vi để xác định chính xác địa bàn có sai sót.

Phương án kiểm tra là xem xét các hiện tượng bất thường “nhìn thấy được” hoặc rà soát từ các nguyên tắc, yêu cầu quản lý nghiệp vụ, từ các nguyên tắc hạch toán kế toán, từ đó truy tìm bản chất của vấn đề sai sót, từ tổng thể đến chi tiết, theo nguyên tắc khoanh vùng dữ liệu, bóc tách dữ liệu để xác định được chính xác số liệu, địa bàn và nguyên nhân sai sót. Việc xây dựng quy trình kiểm tra phải đảm bảo tuân thủ đúng chế độ kế toán, đúng quy trình xử lý của hệ thống, đơn giản và dễ áp dụng.

Các quy trình kiểm tra báo cáo

Hiện tại kế toán phải thực hiện các quy trình tổng hợp cung cấp thông tin số liệu ở các cấp độ: Báo cáo nhanh hằng ngày, báo cáo đột xuất phục vụ điều hành hằng ngày; báo cáo định kỳ hằng tháng và báo cáo quyết toán năm.

Do vậy để đáp ứng mục tiêu tăng cường chất lượng của thông tin, báo cáo phục vụ điều hành, quy trình kiểm tra được xây dựng đối với các báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ và báo cáo năm.

Một số nội dung kiểm tra

Đối với báo cáo nhanh hằng ngày

Đối với báo cáo nhanh hằng ngày phục vụ cho nhu cầu cung cấp thông tin về tình hình thu, chi NSNN, tồn quỹ NSNN các cấp; tình hình vay và trả nợ của ngân sách trung ương và ngân sách cấp tỉnh, tồn ngân quỹ hằng ngày của toàn hệ thống KBNN… phục vụ cho nhu cầu phân tích, điều hành quỹ NSNN, điều hành ngân quỹ KBNN.

Việc tổng hợp được thực hiện trên cơ sở tổng hợp số liệu theo lũy kế đến kỳ báo cáo (tính toán được số phát sinh trong kỳ là hiệu số giữa lũy kế của báo cáo kỳ này với lũy kế của báo cáo kỳ trước).

Do đó, công tác kiểm tra được thực hiện trên cơ sở đánh giá so sánh với số thực tế phát sinh trong kỳ của các số liệu thực tế tính toán giữa các số lũy kế về thu, chi, tồn quỹ NSNN, tồn ngân KBNN với số liệu để phát hiện và chỉnh lý kịp thời những phát sinh bất thường.

Đối với báo cáo định kỳ

Việc kiểm tra báo cáo định kỳ được thực hiện trên cơ sở đi sâu kiểm tra báo cáo Bảng cân đối tài khoản (B9-01/KB/TABMIS), Báo cáo thu và vay NSNN, niên độ… (B2-01/BC-NS/TABMIS), Báo cáo thu và vay theo mục lục NSNN (B303/BC-NS/TABMIS); Báo cáo chi NSNN niên độ… (B3-01/BC-NS/ TABMIS), Báo cáo chi NSNN theo mục lục NSNN (B3-03/BC-NS/ TABMIS) và một số báo cáo chủ yếu khác.

Kiểm tra Bảng cân đối tài khoản (B9-01/KB/TABMIS)

Tính cân đối của số liệu trên Báo cáo Bảng cân đối tài khoản. Nguyên nhân không cân có thể do chưa thực hiện tính toán cân đối thu, chi ngân sách của năm trước, hoặc thực hiện điều chỉnh bằng đồng Việt Nam đối với các bút toán thu, chi ngân sách bằng ngoại tệ.

Các tài khoản có tính chất đặc thù về nghiệp vụ như: Các tài khoản phải hết số dư trong từng thời kỳ (như tài khoản Chuyển tiền liên kho bạc 3891, 3892; Ghi thu, ghi chi  3981; Thanh toán bù trừ 3921; Khấu trừ phải thu, phải trả 3961, 3969…); tính chất Nợ/ Có của các tài khoản phải thu, phải trả…

Tính logic, quan hệ cân đối giữa các tài khoản, như: Giữa tài khoản Phải thu về tạm ứng tồn ngân kho bạc 1361 với các tài khoản vay dài hạn tạm ứng tồn ngân kho bạc; giữa tài khoản Phải thu về thanh toán gốc vay 1380 với tài khoản phải trả về nợ vay 3630…

Việc xử lý số liệu vào đầu năm kế toán như: Việc hạch toán chuyển số liệu đầu năm đối với các tài khoản liên quan đến quyết toán vốn (tài khoản Thanh toán liên kho bạc 3850, 3860, tài khoản Thanh toán vốn 3810…)

Các phát sinh bất thường khác (ví dụ: Tài khoản dự toán phát sinh số dư thực.)

Kiểm tra Báo cáo thu và vay  NSNN:

Tình hình điều tiết, đối với các khoản thu ngân sách trung ương hưởng 100%, ngân sách địa phương hưởng 100%; kiểm tra các khoản thu phân chia giữa ngân sách trung ương và ngân sách địa phương; tỷ lệ điều tiết tại địa phương theo Nghị quyết của HĐND;  đặc biệt tại trung ương là kiểm tra tỷ lệ phân chia theo quyết định của Ủy ban thường vụ Quốc hội đối với các tỉnh có điều tiết về ngân sách trung ương (ví dụ: Tỷ lệ ngân sách địa phương được hưởng thời kỳ ổn định 2011 - 2016: Hà Nội 42%; Hải Phòng 88%; Quảng Ninh 70%...); hoặc chỉ tiêu có số điều tiết thu giữa NSTW và NSĐP nhưng có cùng tỷ lệ phân chia, như thu phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ, đường sắt, đường thủy nội địa (NSTW 70%, NSĐP 30%)…

Sự phù hợp, khớp đúng giữa các chỉ tiêu của Báo cáo thu và vay NSNN (B2-01/BS-NS/TABMIS) với các chỉ tiêu của Báo cáo chi NSNN (B3-01/ BC-NS/TABMIS), như: Thu - chi chuyển giao giữa các cấp ngân sách; thu - chi chuyển nguồn giữa các năm ngân sách…

Ngoài ra, đối với Báo cáo thu và vay theo mục lục NSNN (B2-02/ BC/NS-TABMIS) cần thực hiện kiểm tra theo các tiêu chí sau:

Các tiểu mục có tính đặc thù như: Những tiểu mục không có trong mục lục NSNN; các tiểu mục chi phát sinh trong báo cáo thu; các tiểu mục không phát sinh tại KBNN địa phương hoặc không phát sinh tại Sở Giao dịch KBNN; các tiểu mục chỉ phát sinh số điều tiết cho ngân sách trung ương, chỉ điều tiết cho ngân sách địa phương…

Kiểm tra sự phù hợp, chính xác của kết hợp giữa chương và tiểu mục và việc điều tiết giữa các cấp ngân sách.

Sự phù hợp, khớp đúng của số liệu báo cáo với số liệu bảng cân đối tài khoản theo bảng cân đối tài khoản (B9-01/KB/TABMIS) hoặc Bảng cân đối tổng hợp I/ Bảng cân đối tổng hợp II như: Chỉ tiêu “A. Thu NSNN” phải khớp đúng với số liệu Tài khoản 7111; chỉ tiêu “VII. Tạm thu ngân sách” phải khớp đúng với số liệu Tài khoản 7112…

Kiểm tra Báo cáo chi NSNN

Các chỉ tiêu chủ yếu có tính chất đặc thù nghiệp vụ như: Chỉ tiêu “Trong đó: Từ nguồn vốn trái phiếu chính phủ”, “3. Chi góp vốn cổ phần cho các tổ chức tài chính quốc tế”, “III. Chi trả nợ lãi, phí”, “V. Chi bổ sung quỹ dự trữ tài chính”; “D. Chi trả nợ gốc/ 1.

Trả nợ gốc vay ngoài nước”…, không phát sinh khoản chi tại ngân sách địa phương; Chỉ tiêu “D. Chi trả nợ gốc/ 1. Trả nợ gốc vay trong nước” chỉ phát sinh tại ngân sách trung ương và ngân sách cấp tỉnh…

Sự phù hợp, khớp đúng của số liệu báo cáo với số liệu bảng cân đối tài khoản (B9-01/KB/TABMIS) hoặc số liệu Bảng cân đối tổng hợp I hoặc Bảng cân đối tổng hợp II, như: Chỉ tiêu “III. Chi trả nợ lãi, phí”  với số liệu các Tài khoản 8941, 8951 (với các tiểu mục chi trả nợ lãi, phí); chỉ tiêu “B.1. Chi bổ sung cho ngân sách cấp dưới” với số liệu Tài khoản 8311; chỉ tiêu “C. Chi chuyển nguồn” với số liệu Tài khoản 8411…

Ngoài ra đối với Báo cáo chi NSNN theo mục lục NSNN (B303/BC/NS-TABMIS) cần thực hiện kiểm tra theo các tiêu chí sau:

Các tiểu mục không có trong mục lục NSNN; các tiểu mục thu ngân sách (từ tiểu mục 1001 đến 5552) phát sinh trên Báo cáo chi NSNN; các tiểu mục chi sau không phát sinh tại ngân sách địa phương: 7751, 7765, 8301 đến  8311, 8313, 8351 đến 8549, 8554, 9502, 9651 đến 9749, 0801 đến 0811, 0813, 0821 đến 0899;

Sự phù hợp trong kết hợp chéo giữa mã cấp và mã chương

Sự phù hợp giữa mã tài khoản và mã tiểu mục: Tài khoản 1713, 1716, 8211, 8221 - Chi đầu tư XDCB, chỉ kết hợp mã tiểu mục từ 9101 đến 9449; Tài khoản 8311, 8312 - Chi chuyển giao các cấp ngân sách, chỉ kết hợp tiểu mục 7301 đến 7349; Tài khoản 8313 - Chi chuyển giao các cấp ngân sách không kiểm soát dự toán, kết hợp với tiểu mục 7701, 7702, 7749;  Tài khoản 8411 - Chi chuyển nguồn, chỉ kết hợp tiểu mục 0951 đến 0954; Tài khoản 8991, 8993 - Chi ngân sách khác bằng dự toán, chỉ kết hợp Tiểu mục 7551…

Đối với báo cáo quyết toán năm

Việc kiểm tra, tổng hợp báo cáo quyết toán năm ngoài việc thực hiện các quy trình kiểm tra thường quy như đã nêu khi kiểm tra báo cáo định kỳ cần kiểm tra và xử lý các nội dung sau:

Đối với Báo cáo thu NSNN: xác định số liệu đánh giá lại tỷ giá của các khoản vay, trả nợ; tổng hợp, đối chiếu số liệu thu chuyển nguồn của báo cáo thu NS năm trước với số liệu thu chuyển nguồn của báo cáo chi ngân sách năm nay; tổng hợp, đối chiếu số liệu thu, chi chuyển giao giữa các cấp ngân sách: Số chi theo các hình thức rút dự toán trực tiếp tại địa phương và thông qua ghi thu ghi chi khớp đúng với số liệu thu bổ sung từ ngân sách cấp trên…

Đối với Báo cáo chi NSNN:

Kiểm tra việc xử lý số dư các tài khoản tạm ứng, ứng trước, có văn bản phối hợp với cơ quan tài chính cùng cấp đề nghị xử lý;

Kiểm tra việc xử lý số dư các tài khoản tạm ứng trung gian, ứng trước trung gian, rà soát hoàn chỉnh quy trình xử lý cuối năm trên hệ thống tại các đơn vị KBNN (thực hiện theo các bước: Khử số dư âm; tái phân loại tài khoản tạm ứng, ứng trước, chuyển nguồn dự toán; đảo tái phân loại tài khoản tạm ứng, ứng trước..).

Kiểm tra, đối chiếu số liệu chi đầu tư XDCB giữa phòng, bộ phận Kế toán và phòng, bộ phận Kiểm soát chi, theo nguyên tắc: Số liệu chi đầu tư từ nguồn TPCP, chi đầu tư từ nguồn tập trung tại phòng, bộ phận Kế toán sẽ là tổng hợp số liệu của phòng, bộ phận Kiểm soát chi từ: Số thanh toán khối lượng hoàn thành (TTKLHT) từ dự toán giao trong năm, số TTKLHT từ dự toán

năm trước kéo dài và số TTKLHT từ số tạm ứng các năm trước mang sang (không bao gồm số TTKLHT của các nguồn: Quảng cáo truyền hình, nội ngành BHXH, nội ngành Thuế, Hải quan, KBNN, do được chi từ tài khoản tiền gửi). Các số liệu này của phòng, bộ phận Kiểm soát chi được tổng hợp từ các biểu 03, 06 (đối với nguồn tập trung) hoặc biểu 07, 09 (đối với nguồn TPCP)…

Đối với Báo cáo tình hình sử dụng dự toán (nhóm Báo cáo B5): Rà soát, kiểm tra việc chuyển số dư dự toán, số dư tạm ứng từ năm trước sang năm sau; kiểm tra việc nhập dự toán trong năm theo đúng mã loại dự toán; …

Như vậy, quy trình và các nội dung kiểm tra báo cáo kế toán nêu trên đã đề cập đến các nội kiểm tra về tính đầy đủ của thông tin báo cáo; tính đúng đắn của các chỉ tiêu báo cáo; tính kịp thời của việc chiết xuất báo cáo kế toán từ hệ thống, các phương án kiểm tra đã dựa trên các biểu hiện về chênh lệch số liệu giữa các kỳ, chênh lệch các báo cáo cùng kỳ, chênh lệch giữa các cơ quan khác nhau, chênh lệch giữa các bộ phận nghiệp vụ thuộc KBNN.

Quy trình và các nội dung này có thể được áp dụng ở các cấp kho bạc khác nhau trên cơ sở chọn lọc các nội dung và phạm vi kiểm tra nhất định; vừa có thể kiểm tra bằng

mắt thường đối với các báo cáo giấy; vừa cần có sự hỗ trợ của tin học để xây dựng các công cụ kiểm tra tự động trên máy (từ nguồn dữ liệu trực tiếp từ TABMIS hoặc Kho dữ liệu), phát hiện sai sót theo các nguyên tắc kiểm tra nêu trên.

Trong quá trình áp dụng, kế toán có thể tiếp tục hoàn thiện các nguyên tắc kiểm tra để hình thành bộ cẩm nang đầy đủ về kiểm tra báo cáo kế toán.

Thực hiện quy trình kiểm tra báo cáo kế toán trên TABMIS cho phép người làm kế toán thống nhất được quy trình kiểm tra báo cáo, nâng cao chất lượng của công tác kế toán, cung cấp số liệu trung thực, khách quan, tin cậy, góp phần ngày càng khẳng định và nâng cao vai trò của Kế toán KBNN trong công tác tham mưu đối với các cấp lãnh đạo trong quản lý, điều hành NSNN.