Cắt giảm chi phí trong thời buổi khó khăn

Bài toán cắt giảm chi phí hiện nay không chỉ là nhiệm vụ quan trọng liên quan đến việc sống còn ở các doanh nghiệp tư nhân. ọž khu vực quốc doanh, gần đây một số doanh nghiệp nhà nước dưới sự chỉ đạo của Bộ Tài chính cũng đã và đang coi đó là một ưu tiên hàng đầu trong sản xuất kinh doanh.

Về lý thuyết, một đơn vị đầu vào với giả thiết khấu hao trong quá trình sản xuất bằng không, thì sản phẩm đầu ra cũng phải bằng một đơn vị.

Và bài toán được đặt ra lúc này là: làm thế nào để doanh nghiệp vừa có thể đồng thời cắt giảm chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm, dịch vụ và đồng thời sử dụng hiệu quả các nguồn lực để tăng năng suất lao động, góp phần tạo thêm lợi nhuận cho doanh nghiệp?

Rất dễ để kể ra những giải pháp mà doanh nghiệp có thể áp dụng trong việc cắt giảm chi phí. đầu tiên người ta thưọng nghĩ tới việc cắt giảm nhân công (chi phí nhân công có thể chiếm tới 60% tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp).

Một ví dụ điển hình là việc hàng loạt các tập đoàn lớn trên thế giới, do đối mặt với thua lỗ triền miên, đã phải thực hiện việc cắt giảm nhân công như tập đoàn sản xuất ô tô General Motors (GM) trong nhiều năm liên tiếp đã liên tục cắt giảm nhân công trên toàn thế giới (lần cắt giảm lớn nhất có thể kể tới là năm 2009 lên tới 47.000 người).

Nokia (cắt giảm 7000 nhân sự năm 2011), một số hãng hàng không lớn trên thế giới như Air France (Pháp) và Lufthansa (đức) cũng không phải là ngoại lệ.

Tuy nhiên, cắt giảm nhân công bao giọ cũng chỉ được tính đến như một giải pháp cuối cùng để giúp doanh nghiệp thoát ra khơi tình thế trong lúc khó khăn nhất. Và việc cắt giảm nhân công luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu nó không được doanh nghiệp thực hiện một cách bài bản và có tính toán.

Phân tích sâu hơn một chút lựa chọn này, ta thấy ở một doanh nghiệp sản xuất, thì vấn đề nhân công luôn làm chủ doanh nghiệp đau đầu hơn cả, cho dù đó là thời điểm khó khăn hay thuận lợi nhất của doanh nghiệp.

để luôn đảm bảo một lượng vừa đủ nhân công có tay nghề cao ở các thời điểm trong năm luôn là một bài toán khó đối với doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp sản xuất có thể dễ dàng chấm dứt hợp đồng lao động với hàng trăm thậm chí hàng ngàn công nhân trong giai đoạn khó khăn, nhưng điều này ít nhiều sẽ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Hơn nữa để tuyển dụng lại được một lượng công nhân có tay nghề như vậy khi nền kinh tế đã được phục hồi sẽ không phải là chuyện đơn giản và chi phí chắc chắn cũng không nhọ.

Lựa chọn khác mà các doanh nghiệp thưọng hay nghĩ tới là cắt giảm chi phí marketing. Một số doanh nghiệp lấy việc cắt giảm các chi phí quảng cáo làm trọng tâm. Lựa chọn này sẽ là khôn ngoan nếu doanh nghiệp đó có các giải pháp marketing mới (thay thế cho những chiến dịch quản cáo đắt tiền mà doanh nghiệp thưọng sử dụng trước đó) với chi phí rẻ hơn nhưng thực sự hiệu quả.

Một số giải pháp marketing mà doanh nghiệp có thể áp dụng trong giai đoạn hiện nay như marketing trực tuyến, "oral marketing" hay "world of mouth", ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể tập trung xây dựng mạng lưới thay vì trả tiền quảng cáo, cách này cũng thực sự hiệu quả đối với một số mô hình kinh doanh nhất định.

Cắt giảm chi phí bảo hiểm, bảo dưỡng máy móc có thể là một trong những lựa chọn tương đối "ngây thơ" nhưng lại thực sự "nguy hiểm" mà một số doanh nghiệp vẫn đang sử dụng. Khoản chi phí này ở doanh nghiệp tuy không nhọ, nhưng lại là một khoản "chi phí quan trọng".

Máy móc, dây chuyền sản xuất là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất của doanh nghiệp. Chính những dây chuyền máy móc này là chìa khóa thành công cho doanh nghiệp vì nó quyết định năng suất, chất lượng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

Dây chuyền máy móc nếu không được bảo trì, bảo dưỡng thưọng xuyên, nếu không nằm trong tình trạng vận hành tốt nhất sẽ ảnh hưởng không nhọ tới năng suất, làm tăng lượng tiêu thụ điện năng.

Chưa kể đến các họng hóc lớn (do không bảo trì, bảo dưỡng) dẫn đến việc phải sửa chữa hay thay thế linh kiện sẽ mất khoản chi phí rất lớn, đồng thời có thể dẫn đến ngừng trệ sản xuất, tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ đó cũng bị anh hưởng nặng nề.

Cắt giảm chi phí sử dụng điện năng liệu có thực sự dễ dàng hay không? Rất nhiều doanh nghiệp sản xuất hàng tháng phải thanh toán một khoản chi phí rất lớn cho việc tiêu thụ điện năng.

Nhưng rất ít doanh nghiệp thực sự chú tâm đến khu vực này để giải bài toán cắt giảm chi phí, hoặc có nhận thức nhưng vẫn loay hoay không có cách giải quyết triệt để do vượt quá khả năng vì loại chi phí này liên quan trực đến cơ chế vận hành máy móc thiết bị. Nên việc cắt giảm mà không ảnh hưởng tới quy trình vận hành sản xuất là điều không dễ chút nào.

Tôi lấy ví dụ một doanh nghiệp dệt may, với đặc thù nguyên liệu (tơ) phải luôn được đảm bảo ở mức nhiệt độ tiêu chuẩn, dẫn đến chi phí điện năng là rất lớn. Việc cắt giảm điện năng ở nhà máy không hợp lý có thể dẫn tới nguyên vật liệu cũng như thành phẩm có chất lượng kém, thậm chí không đạt tiêu chuẩn.

Giảm lượng hàng tồn kho cũng làm một điểm nhấn trong các nỗ lực cắt giảm chi phí và tăng hiệu quả lao động. Hàng tồn kho nếu không được bảo quản tốt hoàn toàn có thể trở thành những đống phế thải, chiếm giữ mặt bằng, làm chậm dòng tiền lưu chuyển trong doanh nghiệp, vv... Có được quy trình dự báo, phân phối chính xác, quản lý hàng tồn kho hợp lý cũng là cách doanh nghiệp cắt giảm chi phí rất hiệu quả.

Ngoài một số cách thức nói trên, để giảm chi phí và tăng năng suất lao động thì doanh nghiệp cũng cần chú trọng tới các khu vực quan trọng khác như: giảm thiểu, rút gọn các quy trình sản xuất không cần thiết; giảm thời gian đình trệ sản xuất "machine downtime", giảm "lost time" hay giảm mặt bằng không cần thiết, vv...

Trong phạm vi bài này, tôi cũng chỉ xin đưa ra một số gợi ý và nhận xét cho bài toán cắt giảm chi phí. Như vậy, bài toán đặt ra ở đây đã thực sự rõ ràng, nhưng lời giải thực sự vẫn là một dấu họi còn để ngọ.

Chắc chắn sẽ không có một câu trả lời chính xác cho bài toán này, đơn giản vì với mỗi thực trạng doanh nghiệp khác nhau, thì lại cần một lời giải khác nhau. Người chủ doanh nghiệp phải có một cái nhìn bao quát, cẩn trọng nhưng cũng phải rất linh hoạt trong việc đưa ra các quyết định cắt giảm chi phí.

Trước khi quyết định cắt giảm chi phí ở bất kỳ công đoạn hay khu vực sản xuất nào cũng cần phải tính đến những lợi ích và cả thiệt hại do việc cắt giảm có thể dẫn tới.

Hơn nữa, khi không thể tự thân có được những phân tích và quyết định rõ ràng. Doanh nghiệp cũng nên thực sự cởi mở và sẵn sàng đón nhận những kinh nghiệm, tri thức từ bên ngoài, chấp nhận sự thay đổi lớn trong cách quản trị doanh nghiệp.

Phạm Công Mẫn