Tiện ích từ sử dụng văn phòng điện tử: Ghi nhận ở thị xã Gia Nghĩa

Hệ thống Internet đã hỗ trợ đắc lực cho cán bộ phưọng Nghĩa đức (Gia Nghĩa) trong giải quyết công việc

Hiện nay, thị xã đã lắp đặt và ứng dụng phần mềm VPđT tại tất cả 15 phòng, ban chuyên môn và 8  xã, phưọng. VPđT đã góp phần đáng kể trên lộ trình cải cách hành chính của thị xã. Ông Thái Minh Châu, Chánh Văn phòng HđND, UBND thị xã cho biết: "VPđT có nhiều ưu điểm trong việc lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo và nhắc nhở phần việc… nên rất tinh gọn và hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý hành chính. Trước kia, Văn phòng UBND thị xã muốn gửi giấy mọi để tổ chức một cuộc họp hay thông báo về một nội dung nào đó thì phải mất rất nhiều công đoạn như chuyên viên phải chọ lãnh đạo duyệt nội dung rồi phôtô thành nhiều văn bản và mất vài ngày để gửi đến các phòng, ban, xã, phưọng. Thế nhưng, khi làm việc trên VPđT thì văn bản được lãnh đạo duyệt rồi chuyên viên của văn phòng chỉ cần "nhấp chuột" gửi tới địa chỉ các hộp thư của các đơn vị và chỉ trong vài giây là hoàn tất. Từ sự "kết nối" này, máy sẽ báo tin hai chiều gồm cả người nhận và người gửi thông báo ngay giao dịch đã thành công. đơn giản như thế nhưng nó tiết kiệm được rất nhiều thời gian và kinh phí. Chỉ mới triển khai ứng dụng VPđT được một năm nhưng thị xã đã tiết kiệm được khoảng 200 triệu đồng từ tiền cước công văn, văn phòng phẩm, xăng xe… trong khi mỗi tháng chi phí chỉ 5 triệu đồng thuê bao…". để chuẩn bị cho việc ứng dụng phần mềm này đạt hiệu quả, trước khi đưa hệ thống vào sử dụng, thị xã đã tổ chức tập huấn về kiến thức, kỹ năng sử dụng cho tất cả lãnh đạo của thị xã và các xã, phưọng và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động ở các phòng, ban. Ban đầu một số người còn hơi ngại phải làm việc trên VPđT do chưa thành thạo các thao tác sử dụng máy vi tính nhưng nay thì đã quen và đánh giá cao tính hiệu quả của nó vì có nhiều tiện ích. Hiện nay, cùng với việc thay đổi phương thức quản lý hành chính thì ứng dụng công nghệ từ phần mềm VPđT đã "giúp việc" rất hiệu quả, mọi công việc được triển khai nhanh chóng, góp phần đáng kể vào cải cách hành chính. Toàn bộ văn bản đến và đi đều được kiểm soát, lưu trữ tại sổ theo dõi điện tử và việc tham mưu, báo cáo cũng kịp thời hơn. VPđT còn giúp cho mọi người tìm kiếm các văn bản trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, hạn chế được tình trạng văn phòng phải lưu hàng chồng giấy tọ. Ưu điểm của VPđT mang lại đó là cung cấp thông tin nhiều hơn, kịp thời hơn, nhanh chóng hơn. 
 
Theo đánh giá của các xã, phưọng, phòng ban của thị xã thì VPđT giúp lãnh đạo các cơ quan về mặt quản lý, điều hành và kiểm soát được công việc chặt chẽ hơn. Sau khi nhận được thông tin chỉ đạo của thị xã, lãnh đạo, cán bộ của các đơn vị sẽ phân công công việc đến các bộ phận, cá nhân để giải quyết công việc và phần lớn đều được hoàn thành đúng thời gian vì nhiều khâu được tinh giảm. Lãnh đạo cũng chỉ cần vào máy kiểm tra là biết được người được giao nhiệm vụ đã hoàn thành hay chưa và nếu chưa sẽ được máy "nhắc nhở". VPđT còn có những tiện ích khác. Ông Nguyễn Tình Nguyện, Chủ tịch UBND phưọng Nghĩa đức cho rằng: "Trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay thì việc thị xã đưa vào ứng dụng phần mềm VPđT là đáp ứng nhu cầu cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc, nhất là góp phần cải cách hành chính. VPđT không chỉ giúp chúng tôi cập nhật thông tin một cách nhanh chóng mà còn "đa chiều" hơn. Những lúc tôi bận đi họp hay đi công tác mà không có mặt tại UBND phưọng nhưng có công việc cần giải quyết thì vẫn có thể chỉ đạo được thông qua mạng VPđT. Việc trao đổi công việc cũng dễ dàng, thay vì phải tập trung gặp nhau để họp thì chúng tôi có thể bàn bạc, thống nhất qua văn bản rồi gửi qua mạng nội bộ. Tuy nhiên, hiện nay do hệ thống mạng Internet của thị xã còn có những trục trặc về mặt kĩ thuật, một số bộ phận của các xã, phưọng chưa được trang bị máy vi tính nên một số việc khi UBND, HđND thị xã thông tin đến thì xã, phưọng vẫn phải phôtô để triển khai công việc. Do đó, nếu các địa phương được trang bị đầy đủ máy vi tính và hoàn thiện về hệ thống mạng internet thì hiệu quả công việc còn được nâng cao hơn".
 
Bài, ảnh: Thanh Nga